海外で開催される国際会議に参加するときチェックリスト
はじめに_
後藤研究室の学生向けです。
みなさんが海外で開催される国際会議に参加することが決まったときの手助けとしてチェックリストを作っておきます。特に初めての海外旅行立ったりすると緊張することしきりであると思いますのでご参考までに。
注意点としては、このチェックを満たしていれば十分であるというわけではないことです。あくまでもご参考まで。
採択決定してからすぐに行うこと_
会議登録情報をまとめる_
A4の用紙を一枚用意し、その紙に以下の事柄を調べて書き込み、すぐに目を通せるようにしておく
- 最終投稿版（camera-ready version）の投稿締切日
- 会議参加申し込み締切日
- 学生割引があるならば、学生割引の値段と締切日
- 早期申し込み割引（early registration）があるならば、値段とその締切日
- 割引がないならば、その値段
- 参加費に何が含まれているか（会議参加費、論文集、夕食会など）
- 最終投稿版の最大ページ数
- ページの追加が可能ならば、1ページ当たりの値段と最大追加ページ数
最終投稿版の投稿方法を確認する_
- フォーマットはどういうフォーマットか？
- 提出方法は何か？
- Webサイトからの投稿？
- メールでの投稿？
- 提出するものは何か？
- PDFファイルだけ？
- ソースファイル＆図も一緒？
- 著作権委譲書（Copyright Form）の提出方法は何か？
- スキャンした電子ファイル？
- FAX？
- 郵送？
最終版の雛形準備_
最終投稿版のフォーマットをダウンロードし、投稿版の内容をそのままでとりあえずフォーマットだけ変更したものを用意する。
入国条件の確認_
会議開催国に入国する際の条件を確認する
- （日本人学生の場合）自分はパスポートを持っているかどうか
- 入国にビザ（Visa）が必要かどうか
- パスポートの残り期限は十分足りているかどうか（国ごとに違う）
パスポートの発行は1週間〜2週間かかります。Visaの発行は国ごとに違いますが1週間〜2ヶ月ぐらいかかります。余裕をもって行動してください。
- 埼玉県：初めて申請する方
海外渡航助成金を申請する_
海外で行われる国際会議への参加を助成してくれる財団があります。国際会議出席援助（逆引き）を参考に探してみてください。
会議参加1ヶ月前（できれば2ヶ月前以上）までに行っておくこと_
ガイドブックを買う_
海外旅行初心者は、「地球の歩き方」などのガイドブックを一冊もっているといろいろと役に立ちます。私は購入をおすすめします。
航空券の予約_
会議が海外ならば、航空券を予約する必要があります。
日本だとゴールデンウィーク（4月末から5月始めの連休）、夏休み（8月）、シルバーウィーク（9月、10月の連休）、年末・年始（12/23〜1/6）、春休み（2月中旬〜3月末）は、航空券の値段が高いし、予約がうまりやすいです。
また、1ヶ月以上前ならば、割引航空券が売っていることが多いので、会議参加の1か月以上前に航空券を予約しておくべきです。
さらに、Visa取得の条件として、行きと帰りの航空券の予約が必須の場合があります。この場合は、Visaの発行から逆算して、航空券を早めに予約しておくべきです。
埼玉大学の生協でも予約できます。私はHIS浦和店で航空券を予約することが多いです。
ホテルの予約_
遅くとも2週間以上前にホテルの予約をしてください。国によって制度が違いますが、最低でも星のあるホテルに泊まってもらえると安心です。ホテル予約の際には、現地到着時間や空港、駅、バス停からの近さ、治安などを考慮してください。
入国にVisaが必要な場合は、Visaの取得条件に滞在ホテルの予約完了というものがあります。その場合は、Visa取得も考慮して早めに予約してください。
特急列車、バスの予約（必要に応じて）_
到着する空港から会議開催地への移動に特急列車や長距離バスを使う場合はあらかじめ列車の予約を日本でしておくと、現地についてから気が楽です。
海外渡航届を埼玉大学へ提出する（埼大生のみ）_
以下のページを読み、海外渡航の1か月前までに海外渡航届を準備してください。提出前に指導教員に確認してもらってください。埼大生は以下のページで紹介されている学研災付帯海外留学保険に加入する必要があります。
たびレジの登録（日本人学生のみ）_
日本人学生は外務省が提供しているサービスたびレジに登録してください。埼玉大学の日本人学生も登録が推奨されています。
海外旅行保険に入る_
必ず加入してください。クレジットカードの付帯保険は止めてください。Visa取得時の条件になっていることがあります。埼大生は学研災付帯海外留学保険に加入してください。
クレジットカードを作る_
基本的には現金を持ち歩くよりも、紛失したらすぐに停止ができるクレジットカードの方が安全です。全世界で使用できる Visa か MasterCard でクレジットカードを作成しましょう。埼玉大学生活共同組合の組合員ならば、Tuoカードが作れると思います
また、学生の場合は使用限度月額が5万円ぐらいに設定されていることが多いです。旅行期間中だけ一時的に20万円ぐらいに使用限度額を上げておきましょう。
日本出国前_
旅行スケジュールの作成_
会議参加スケジュール＆連絡先を用意し、後藤、保護者の方に渡しておいてください。緊急事態が起こったとき、役に立ちます。
スケジュールには以下を含めてください。自分が持っていく用のものは、英語や現地語で作っておくと、言葉が伝わらなくて困ったときに、それを見せるだけで良いので便利です。
記載内容としては以下を含めた方が良いと思います。
- 使用する航空便、交通手段
- 滞在ホテル（名前、住所、電話番号、ホームページ）
- 会議の開催場所、電話番号、担当者のメールアドレスなど
- 私がCASYS 2009という会議に参加したときに作ったスケジュール（PDF）
緊急連絡先リストの作成_
緊急連絡先リストを用意し、自分用に2部、保護者に1部渡しておいてください。
記載内容はトラブルが起こった際の連絡先を一覧にしておいてください。例えば、以下の内容を含んだ方が良いです。
- 自国大使館の電話番号、住所
- クレジットカードを紛失したときの連絡先番号（国ごとに違うので注意）
- 加入している保険の海外窓口番号（国ごとに違うので注意）
- 保護者の連絡先
- 後藤の連絡先
重要情報一覧の作成_
重要情報一覧を用意し、自分用に2部、保護者に1部渡しておいてください。
紛失したときに使用停止や再発行に必要な情報を記載しておくと良いです。失くすと困るので、失くさないところに自分用を保管しておいてください。
- パスポート番号
- クレジットカード番号
Gmail、Yahooメール、Skypeなどの登録（必要に応じて） _
Webしかアクセスできない環境の場合は、GmailやYahooメールが便利です。ネットがつながるなら、Skype経由で連絡とれるので、Skypeに登録しておくのも便利です。
あらかじめ以下をメモしておくべきです。
- 保護者のメールアドレス
- 同行者のメールアドレス
- 後藤のメールアドレス
- 後藤のSkypeネーム
滞在中＆帰国後_
教員と共著者に適宜報告する_
教員と共著者に無事に過ごしていることを適宜報告してください。報告はメールで結構です。
- 会議開催地に無事到着したことを報告する
- 会議での発表が終わったことを報告する
- 帰国したことを報告する
- その他、トラブルがあったら適宜報告する
発表について報告する_
帰国後に、発表時に質問されたことについてまとめて、共著者全員にメールで報告してください。
発表資料、最終投稿版の論文＆ソースファイルの提出_
後藤研究室では、発表資料と最終投稿版の論文のPDFファイル＆ソースファイルを提出することになっています。ファイルサーバーの所定の場所に提出し、提出したことを報告してください。